‘We hebben superleuke collega’s’
Collegialiteit als sterkste kracht
De dames van managementondersteuning noemen zichzelf wel eens secretaresse. Maar eigenlijk is hun werk zó afwisselend dat dat de lading niet dekt. Voor deze SAM& spreken we Annelein van Leeuwen, Amanda van Hoven en Mirjam Meyer, drie van de zeven managementondersteuners.
Managementondersteuning is onderdeel van team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO). Simpel gezegd ondersteunt Bestuursondersteuning de drie colleges en Managementondersteuning de directeuren en managers. Maar wat houdt die ondersteuning dan in? Gevraagd naar hun taken, barst Annelein los: ‘Afspraken inplannen, agendabeheer van alle teammanagers, programmamanagers en directeuren. We plannen ook blokken voor trainingen en voor recruitment.’
Secret(aresse)
Amanda vult aan: ‘En als collega’s niet weten bij wie ze moeten zijn, vragen ze ons vaak om mee te denken. Bijvoorbeeld voor locaties voor een bijeenkomst met alle drie de raden.’ ‘In ons werk horen wij soms dingen die we niet door mogen vertellen. Uiteraard doen we dat ook niet. Er zit niet voor niets het woord secret in secretaresse’, vertelt Mirjam lachend.
‘We regelen onderling dat taken goed opgepakt worden, ook als iemand op vakantie is’
Gezellig op het werk en daarbuiten
De drie zijn het erover eens dat bij managementondersteuning superleuke collega’s werken. Mirjam: ‘Iedereen is heel collegiaal. We regelen onderling dat taken goed opgepakt worden, ook als iemand op vakantie is.’ Amanda: ‘En buiten werk nemen we de tijd voor gezellige dingen. We gaan vaak mee met uitjes van de personeelsvereniging.’
Handboek
Van sommige taken is afgesproken wie wat doet. Mirjam: ‘We hebben allemaal onze eigen managers met wie we elke week contact hebben.’ Amanda: ‘Als er een teammanager start, of zoals laatst twee nieuwe directeuren, nemen we contact op. Dan bespreken we hoe we ze kunnen ondersteunen. Niet iedere manager wil hetzelfde, dat is heel persoonlijk.’ Van andere taken staat het niet van tevoren vast. Annelein: ‘We hebben een algemene mailbox. We geven allemaal onze eigen kleur aan de mails die we oppakken. Het is daardoor heel makkelijk te zien wie waarmee bezig is. Daarnaast hebben we een handboek waarin we noteren wat onze werkzaamheden zijn. Handig voor een overdracht!’
Samenwerken in projecten
Ook al hoort het niet bij de vaste taken, soms springen de dames ook bij in projecten. Annelein: ‘Voor Organisatieontwikkeling noteer ik bijvoorbeeld acties die uit de vergaderingen komen. We ondersteunen ook het project Samen Digitaal Transparant.’ Amanda: ‘Afgelopen jaar waren we bij de verkiezingen betrokken. Dit lukte vooral goed, doordat we elkaars dagelijkse taken overnamen als dat nodig was. Het bijhouden van de mailbox, de inschrijvingen en indelingen kostten namelijk veel tijd. Het nieuwe aanmeldsysteem liep niet lekker.’ Lachend: ‘We kregen de meest uiteenlopende vragen binnen. ‘Van “Kan ik een glutenvrije lunch krijgen?” tot aan “Ik wil graag met die, maar niet met die op een stembureau ingedeeld worden.”
Samenwerken met iedereen binnen HLTsamen
Aan het eind van het gesprek hebben Annelein, Amanda en Mirjam nog één verzoek aan collega’s: ‘Voor het inplannen van afspraken werken we eigenlijk samen met iedereen in de organisatie. Afspraken inplannen is een stuk makkelijker als iedereen in de Outlookagenda de aan- en afwezigheid goed bijhoudt. Wil je weten hoe je dat handig doet? Vraag het ons gerust!’