‘Ik vond het superleuk om met zoveel collega’s samen te werken’
Samen verder bouwen aan de nieuwe overlegstructuur
Per 1 oktober heeft HLTsamen een nieuwe overlegstructuur. We spraken met Nathalie Fransen, directiesecretaris, over haar rol in de totstandkoming van die nieuwe overlegstructuur. Hoe is het verlopen? Hoe kijkt ze erop terug? En wat zijn haar verwachtingen?
Samenhangend geheel
‘In juni 2024 is het inrichtingsplan voor de nieuwe organisatie vastgesteld’, begint Nathalie. ‘Hierin zijn de verschillende overleggen opgenomen, waarmee we vanaf 1 oktober zijn gaan werken. De samenhang tussen deze overleggen was niet geheel duidelijk in het inrichtingsplan. Dat werd mijn opdracht: ‘Maak er een samenhangend, werkend geheel van en implementeer dat vervolgens’.’
Afgestemde gangen
Nathalie was enthousiast over haar opdracht en vond het ook heel spannend. ‘Op 1 oktober moest er wel iets goeds staan. Dat voelde als een grote verantwoordelijkheid’, vervolgt ze. ‘Alle ingrediënten waren er. De grote uitdaging voor mij was: hoe maak ik er een goed menu van, waarbij alle gangen op elkaar zijn afgestemd? Maar ook: is het goed uit te leggen, en daarmee logisch en duidelijk en zorgt het voor samenspel?’
Luisteren en doorvragen
Het begin was vooral veel luisteren en doorvragen. ‘Ik ben eerst in gesprek gegaan met mijn opdrachtgever Erik Prins en vervolgens ook met andere collega’s uit verschillende domeinen. Ik wilde van hen weten hoe over de verschillende overleggen werd gedacht en welke aandachtspunten er voor hen waren’, licht Nathalie toe. ‘Ook de OR spreek ik geregeld. Ik vind het prettig als zij ook de vinger aan de pols kunnen houden en zo krijg ik ook signalen uit de organisatie terug.’
'Op 1 oktober moest er iets goeds staan. Dat voelde als een grote verantwoordelijkheid'
Heidag met directie
Het proces op weg naar de nieuwe overlegstructuur kent verschillende mijlpalen. Als eerste noemt Nathalie de heidag met de directie begin september. ‘Op die dag werd de uitwerking van de overleggen op verschillende punten aangescherpt. Vervolgens zijn we gaan oefenen met mogelijke scenario’s. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een knelpunt ontstaat door een capaciteitstekort? Wie neemt welke beslissingen en hoe passen deze in de sturingslijnen?’, legt ze uit.
Botsproef
Ook de botsproef half september was zo’n mijlpaal. ‘Een afvaardiging uit de organisatie en enkele bestuurders hebben samen het programmaoverleg en het portefeuillehoudersoverleg HLT (PHO) getest. Dit aan de hand van een concrete casus over mensenhandel. De verkregen inzichten hebben we gebruikt om de structuur te verfijnen’, vertelt Nathalie. ‘Op 1 oktober moest er iets goeds staan. Dat voelde als een grote verantwoordelijkheid’, gaat ze verder.
Samenwerken
Nathalie is tevreden over hoe het proces gelopen is. ‘Ik vond het superleuk om met zoveel verschillende mensen in de organisatie samen te werken. Om te sparren met collega’s, de OR en binnen het directieteam’, blikt Nathalie enthousiast terug.
Samen verder groeien
Hoewel Nathalie blij is met de behaalde resultaten, benadrukt ze dat er nog veel werk te doen is. ’Betekent dit dat alles nu perfect werkt? Zeker niet. De basis staat en in samenwerking met alle betrokkenen gaan we de structuur steeds verder verbeteren. Het is een kwestie van oefenen in de praktijk. We hebben een nieuwe opstelling en een nieuw speelveld. Door samen te oefenen, raken we steeds beter op elkaar ingespeeld. Dat heeft tijd nodig,’ besluit ze. Wil je na het lezen van dit artikel meer weten over de nieuwe overlegstructuur? Je vindt informatie op het HLTplein. En je kunt natuurlijk altijd contact opnemen met Nathalie. Zij vertelt er graag over! Hieronder zie je alvast een korte weergave van de nieuwe overlegstructuur.