Contactfunctionaris als smeerolie tussen inwoners en gemeente
Bij HLTsamen zijn zes contactfunctionarissen en één omgevingsmanager in dienst: Ageeth van der Poll, Franciska Tuijtjens, Jamie de Ridder, Jordi Moonen, Marco van Bergen, Marit Heij en Monique van der Weijden. Samen zijn zij de smeerolie tussen inwoners en de gemeente. Voor deze editie van SAM& spreken we met Ageeth, Jordi, Marco en Monique.
Iedere contactfunctionaris heeft zijn of haar eigen specialisme. De ene houdt zich bezig met bedrijven, een ander met wijken en verenigingen. ‘En iedereen heeft ook zijn eigen gebied’, licht Monique toe. ‘Zo hebben we een compleet plaatje van de buitenwereld.’
Eén contactpersoon
Jordi vertelt: ‘Mensen hebben soms het gevoel dat ze bij de gemeente niets voor elkaar kunnen krijgen. Ze zien door de bomen het bos niet meer. Wij scheppen orde in de chaos, door één contactpersoon te zijn en de informatie in de organisatie te zoeken en intern collega’s te verbinden.’ ‘We zijn veel buiten, bij allerlei bijeenkomsten. Zo bouwen en onderhouden we een netwerk’, aldus Marco. ‘Maar het is niet zo dat ik alle bedrijven ken. Dat denken collega’s soms’, vult Jordi aan. Vooral bedrijven die hulp of samenwerking met de gemeente zoeken, zijn bij hem bekend.
Leren van elkaar
Ook al heeft iedereen een eigen rol, de contactfunctionarissen werken niet op hun eigen eilandje. ‘Zaken die in het ene dorp gebeuren, kunnen ook ergens anders voorkomen. Het is fijn om casussen met elkaar te bespreken en daarvan te leren. Hoe werd dat toen aangepakt? Wat waren de vragen? Dan hoeven we niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden’, vertelt Marco. Daarom hebben ze regelmatig een koffiemoment en een keer in de zes weken een groot overleg.
‘Het is heel waardevol dat inwoners met je kunnen praten’
Verschillen tussen gemeenten
In alle drie de gemeenten wil het college laagdrempelig contact met inwoners. Maar hoe ze dat doen, is verschillend. In Hillegom organiseert Ageeth bijvoorbeeld vier keer per jaar een wijkavond: ‘De wethouders en collega’s van HLTsamen zijn daarbij aanwezig. We hebben geen vaste agenda. Het gesprek is echt van de inwoners. Het mooie is dat mensen altijd tevreden weggaan, ook als ze kritisch binnenkwamen.’ Ageeth benadrukt dat meer collega’s erbij mogen zijn. ‘Het is heel waardevol dat inwoners met je kunnen praten.’ In Teylingen wordt met de omgevingsmanager specifiek ingezet op de begeleiding en communicatie rondom bouwprojecten, een wens van de gemeenteraad aldaar.
Overeenkomsten
Er zijn ook overeenkomsten. HLT-breed organiseren de contactfunctionarissen onder andere burendag. Hiervoor heeft het team een regeling opgesteld waarmee inwoners HLT-bonnen kunnen aanvragen als steuntje in de rug voor hun activiteit. ‘Zo verbinden we in de drie HLT-gemeenten, de ondernemers en inwoners,’ aldus Ageeth.
Ingewikkelde vragen
Een inwoner die belt met het Klant Contact Centrum wordt doorverbonden naar een contactfunctionaris, als het niet duidelijk is bij welke vakafdeling zijn vraag hoort. Soms is het ook voor de contactfunctionarissen zoeken bij wie ze moeten zijn. ‘Ik denk dat dat komt doordat er vaak niet integraal gewerkt wordt, terwijl vragen regelmatig raakvlakken met meerdere afdelingen hebben’, aldus Monique.
Samen iets moois voor elkaar krijgen
Wat maakt het werk als contactfunctionaris zo leuk? ‘Het is heel gevarieerd. Van ondernemers die klagen over de peuken van een andere ondernemer, tot een bedrijf dat een grote investering gaat doen’, vertelt Jordi. ‘En we hebben contact met zowel onze colleges en collega’s als onze inwoners’, voegt Marco toe. ‘Wij zijn er voor iedereen.’ Dat je bijdraagt aan de tevredenheid en het woonplezier van inwoners, vindt Monique het leukst. ‘Het geeft mij veel werklol dat je samen met inwoners en collega’s tot iets moois komt’, sluit Ageeth af.