‘We hebben elkaar een spiegel voorgehouden’
De visie op bedrijfsvoering is klaar!
Margriet van Oosten van team Personeel en organisatie en Dorien Brauckmann van team Informatisering en automatisering zaten in het kernteam ‘Visie op bedrijfsvoering’. Margriet als trekker en opdrachtnemer, Dorien als professional. Samen met andere kernteamleden én met de medewerking van vele collega’s uit de organisatie zijn zij gekomen tot een visie op bedrijfsvoering van HLTsamen.
Een effectieve bedrijfsvoering begint met het logisch organiseren van werk. Dat vraagt om een goed samenspel van de verschillende organisatieonderdelen. En om heldere doelen, inzichtelijke taken, duidelijke verantwoordelijkheden en de juiste middelen. Margriet: ‘Er stond al sinds 2017 het een en ander op papier over hoe de bedrijfsvoering ingericht zou moeten worden. Maar na de fusie waren er zoveel zaken die aandacht nodig hadden, dat dit een beetje is blijven liggen. Dit jaar is het weer opgepakt.’ Dorien legt uit wat voor haar de belangrijkste reden was om mee te doen. ‘De organisatie heeft behoefte aan duidelijkheid over hoe we werken, wie wat doet en hoe de processen lopen. Daar wordt echt om gevraagd. En terecht, want duidelijkheid daarover kan veel irritaties en misverstanden voorkomen.’
Zes dagen focus
Na de startbijeenkomst is het kernteam zes hele dagen bij elkaar gekomen, om zo tijd en gelegenheid te hebben om de diepte in te gaan. Van het in kaart brengen van waar we stonden tot het schrijven van het visiedocument. Zes dagen focus. Margriet is trots op de voortvarendheid waarmee het team aan de slag is gegaan: ‘Het proces is gelopen zoals ik hoopte en ik ben heel blij met het resultaat! We hebben het heel grondig aangepakt door alle stakeholders op te zoeken. We hebben veel informatie opgehaald, geluisterd naar wat er leeft en wat collega’s belangrijk vinden en vervolgens naar wat we moeten behouden en verbeteren.’
‘We hebben het grondig aangepakt door alle stakeholders op te zoeken’
Goede gesprekken
Dorien vond de klantarena’s heel waardevol: ‘Het kernteam kreeg veel informatie door te luisteren naar de gesprekken tussen collega’s uit alle lagen van de organisatie. Iedereen hield elkaar op een positieve manier een spiegel voor -ook binnen het kernteam trouwens- en dat heeft veel begrip en bewustwording opgeleverd. Zo bleken we het niet zo vaak écht samen te doen. De openheid van iedereen maakte het mogelijk om een goed gesprek te voeren. En dat heeft uiteindelijk geleid tot een visie.’
De visie op bedrijfsvoering
De bedrijfsvoering van HLTsamen is onze manier van organiseren van het werk, waarmee we met elkaar de organisatie- en maatschappelijke doelen realiseren.
Samenspel en samenwerken is de basis van ons succes en daarbij zet iedereen zijn expertise en vakmanschap in.
Bedrijfsvoering is een gedeelde verantwoordelijkheid van ons allemaal.
Uitdaging
Margriet benadrukt: ‘Deze gezamenlijke visie is heel belangrijk. En tegelijkertijd wordt het de komende tijd een grote uitdaging om het ook echt samen te gaan dóen.’ Dorien beaamt dit: ‘Bij het uitwerken van de visie gaat ons werk pas écht iets opleveren‘. ‘Daarbij is het belangrijk om nieuwsgierig te zijn naar elkaar,’ benadrukt Margriet. ‘Concreet betekent dit dat we meer met elkaar in gesprek gaan over wat we willen bereiken en hoe we dat dan (kunnen) doen. Afspraken daarover kun je vastleggen in processen. Daarop kun je sturen en werken aan verbetering. Dat vraagt een andere mindset. Een andere manier van denken én doen. Ieder vanuit zijn eigen rol en samen voor het beste resultaat.’
De visie is begin december vastgesteld. Begin volgend jaar gaat een groep collega’s aan de slag met de uitwerking en implementatie. Dorien en Margriet hopen dan ook weer van de partij te zijn, want dit teamwork smaakt naar meer!