‘Nieuwe medewerkers moeten niet blijven zwemmen’

Onboarding: eerste 100 dagen als warm welkom

Als je net in dienst bent bij HLTsamen komt er veel op je af: je moet ingewerkt worden en de organisatie leren kennen. Leontien Elvader (coördinator Leren en Ontwikkelen) en Mia Dierx (specialist Arbeidsmarkt­communicatie) zorgen er met hun onboardingstraject voor dat HLTsamen voor nieuwe medewerkers als een warm bad voelt.

Mia hield zich voornamelijk bezig met het werven van nieuwe medewerkers. In de coronatijd merkte ze dat het verwelkomen van nieuwe collega’s verwaterde. Ze besloot toen om meer aandacht te besteden aan de mensen die nieuw zijn. Mia: ‘Dat is echt belangrijk als je mensen binnenboord wilt houden. Het is doodzonde als mensen na anderhalf jaar alweer weg zijn.’

Om het traject op te starten heeft Leontien veel ideeën gegoogeld en inspiratie opgedaan bij andere organisaties. ‘Inmiddels benaderen andere gemeenten ons met vragen over hoe wij het onboarden aanpakken’, lacht Mia. Tegelijkertijd benadrukken de dames dat nog niet alles vlekkeloos verloopt en dat het traject in ontwikkeling is.

Buddy’s

Een onderdeel van het onboardingstraject zijn de buddy’s: nieuwe medewerkers trekken op met een buddy om de organisatie goed te leren kennen. ‘Ik ben zelf buddy geweest voor Lorraine Teijgeman. Daarbij heb ik het draaiboek helemaal gevolgd. Het kostte veel tijd, maar Lorraine vond dat ze een heel goede inwerktijd heeft gehad’, vertelt Mia. Maar zo gaat het niet altijd. ‘Vaak krijgen seniors de rol van buddy toebedeeld. Omdat zij niet altijd genoeg tijd hebben, werkt dat eigenlijk niet zo goed’, vult Leontien aan. ‘Het liefst gaan we daarom werken met een buddypool. De rol van buddy is niet vakinhoudelijk, dus dat kan prima.’

‘Voor de introductie­dag hebben we collega’s gevraagd naar hun ideeën over het programma. Daaruit kwam naar voren dat netwerken belangrijker is dan puur informeren.’

Introductiedag

‘Voor de introductiedag hebben we collega’s gevraagd naar hun ideeën over het programma. Daaruit kwam naar voren dat netwerken belangrijker is dan puur informeren’, vertelt Mia. ‘Dus voor kennismaken hadden we veel tijd ingeruimd.’ Uit de ingevulde feedbackformulieren bleek achteraf dat een aantal deelnemers andere verwachtingen had gehad. ‘We zullen over de volgende editie dus duidelijker communiceren.’ ‘Er waren ook allerlei dingen die anders liepen dan gepland’, blikt Leontien terug. ‘Jeroen kon op het laatste moment niet vanwege hertellingen (voor de verkiezingen, red.) en het regende de hele dag waardoor het bezoek aan de gemeentewerf letterlijk in het water viel. Voor dit soort dingen maken we nu een plan B.’

Verschillende doelgroepen

Tot slot zijn leerlijnen op de HLTacademy onderdeel van het onboardingstraject. ‘In de toekomst willen we voor verschillende doelgroepen verschillende leerlijnen aanbieden’, vertelt Leontien.‘Jonge medewerkers hebben andere informatie nodig dan oudere. En voor buitendienstmedewerkers zijn andere dingen interessant dan voor teammanagers’, legt Mia uit. Er zijn dus nog veel mooie dingen te doen. ‘En daar doen we het voor!’, vat Leontien met een brede lach samen.