E-learning voor JOIN maakt het makkelijker

Bij HLTsamen gebruiken we voor het zaakgericht werken de applicatie JOIN. Ermee bekend raken en blijven, wil nog wel eens lastig zijn. Vanaf deze zomer wordt het echter een stuk makkelijker, want dan start de E-learning. De cursus is vooral bedoeld voor nieuwe medewerkers, maar is ook handig voor wie niet meer precies weet hoe het werkt. Mirjam Urban, functioneel beheerder van JOIN en Erwin de Mooij, consulent informatiebeheer en projectleider E-learning, zijn volop bezig met de voorbereidingen.

Eigen tijd en tempo

Tot nu toe krijgen nieuwe medewerkers via MS Teams een training voor het werken met JOIN. Volgens Erwin is dat niet altijd even efficiënt. ‘De training duurt een uur en daarin wordt heel veel informatie gegeven. Je hoopt dan dat er iets blijft hangen. Na drie kwartier is de concentratie wel weg. Het komt ook voor dat collega’s ineens niet kunnen en dan duurt het weer lang voordat er een nieuwe afspraak kan worden gemaakt. Met de E-learning kun je op jouw tijd en in je eigen tempo de cursus volgen. Net zo vaak als je wilt.’

Kort door de bocht

Mirjam heeft na de aanschaf van de E-learningmodule een cursus gevolgd om het systeem geschikt te maken voor HLTsamen. ‘Ik heb nu twee mappen gemaakt: een voor beginners en een voor gevorderden, met daarin bijvoorbeeld hoe je een contract moet registreren in het contractregister. Maar ik ben functioneel beheerder en kan het soms te kort door de bocht uitleggen.’ En dan komt Erwin om de hoek kijken.

Gebruiksvriendelijk

Erwin: ‘Samen met Monique Persoon kijk ik kritisch naar de modules. Wij hebben meer contact met de gebruikers omdat wij de cursussen al geven. De opmerkingen die we daar horen, gebruiken we om de modules gebruiksvriendelijker te maken. Mirjam past ze dan aan. En ook de feedback die we dagelijks krijgen, gebruiken we om het allemaal beter te maken. Dat is een continu proces; als we het collega’s makkelijker kunnen maken, dan doen we dat.’

Hulprobot Pepper

In de nieuwe versie van JOIN is in het scherm een icoon van de robot Pepper van ontwikkelaar DECOS te zien. ‘Via dat icoon kun je de E-learning opstarten’, aldus Mirjam. ‘Daarnaast zie je direct of er storingen of problemen zijn en hoe lang het duurt tot die zijn opgelost. Nu is daar nog een topdeskmelding voor nodig, maar straks niet meer!’

Meer tijd over

Erwin hoopt dat collega’s met de nieuwe module meer tijd overhouden voor andere zaken. ‘Door de E-learning te volgen, leer je op een efficiënte en effectieve manier van alles over JOIN. Je hebt geen Topdesk meer nodig als je vragen hebt. Je hoeft geen grote handleidingen meer door te worstelen. Dat gaat collega’s dus veel tijd schelen, verwacht ik. En ons ook, want ik denk dat er veel minder vragen binnenkomen. Kortom, een win-winsituatie!’