Bureau BBV helpt kwaliteit besluitvorming verbeteren

Als we Lillian Vos (links onder) en Sabine Does (rechts boven) spreken, bestaat het bureau Bestuurlijke Besluitvorming (BBV) op de kop af zes maanden. Samen met nog vier andere collega’s vormen zij een nieuwe tak binnen het team Bestuurs- en Managementondersteuning. Vijf dagen per week reiken zij de helpende hand aan iedereen die iets met het bestuurlijk besluitvormingsproces te maken heeft.

Een team van zes

Die vier andere collega’s zijn Ineke, Marjan, Simone en Frances. Lillian vertelt: ‘Binnen BBV zijn er drie functiegroepen: de ondersteunend medewerkers, de medewerkers en de adviseur. Alle zes hebben zij dus hun eigen expertise. Zo zorgen ondersteuners Simone en Frances voor het plannen van de diverse vergaderingen van de colleges, het concern en het bestuur. Verder bereiden zij de portefeuillehouders-overleggen (PHO’s) administratief voor. Dat zijn er nogal wat.'

Veelzijdig takenpakket

Sabine is een van de medewerkers. ‘Samen met Ineke en Marjan houd ik me bezig met het agenderen van onder andere de collegevergaderingen en het voorbereiden ervan in de vergaderapp. We bewaken de agenda’s en zorgen dat de stukken op tijd worden aangeboden. Maar we zijn er ook voor mensen die vastlopen in JOIN of niet goed weten waar ze moeten beginnen en wat ze allemaal moeten doen. Wij kunnen letterlijk digitaal meekijken en daardoor kunnen we collega’s heel goed ondersteunen.’ Lillian tot slot is aanspreekpunt voor Bureau BBV. Zij houdt de ‘helicopterview’ en kijkt naar de ingewikkeldere vraagstukken en advisering. Verder zit ze de regiegroep en de intaketafels voor.

Aan de voorkant

Waarom hebben we een bureau BBV? Lillian: ‘Het bestuurlijk besluitvormingsproces voor drie aparte besturen is vanaf het begin van HLTsamen een hele uitdaging. Daarnaast merkten we dat de kwaliteit* achterbleef. Mijn voormalig collega Gabriëlle en ik hebben daarom vorig jaar het proces in kaart gebracht. Daarna hebben we aanbevelingen gedaan en een daarvan was het opzetten van een subteam dat aan de voorkant van het besluitvormingsproces opereert.’ Sabine vult aan: ‘Door alles wat bij besluitvorming komt kijken samen te brengen, kunnen we beter ondersteunen. Dat is echt een meerwaarde voor de organisatie.’

Betrek BBV vroeg

Dat blijkt ook wel uit de positieve reacties die BBV al krijgt. Sabine: ‘We merken dat collega’s het heel prettig vinden dat BBV elke werkdag aanwezig is om te helpen en adviseren. We vertellen dan ook meteen dat er flitskaarten en handleidingen op onze intranetpagina staan. Daar zijn ze ook altijd blij mee.’ Lillian vervolgt: ‘Ik hoor vaak van collega’s dat ze niet zo hadden opgezien tegen het schrijven van een voorstel als ze iets wat we vertellen of laten zien eerder hadden geweten. Mijn belangrijkste tip is daarom om BBV in een vroeg stadium te betrekken.’

Andere tips

In het algemeen geldt: begin op tijd aan je voorstel! Op intranet staat een handig voorbereidingsschema dat daarbij helpt. Sabine heeft ook een paar tips: ‘Haak sowieso iedereen die je nodig hebt voor je voorstel op tijd aan. Een handig moment daarvoor kan de maandelijkse intaketafel van jouw domein zijn. Daar zitten namelijk ook financiën, juridische zaken en communicatie aan tafel. Verder regelen wij ook trainingen, bijvoorbeeld ‘JOIN voor bestuurlijke besluitvorming’ en ‘adviseren met impact’. Ook organiseren we carrouseltrainingen, waarin steeds een ander onderdeel van het voorstel aan bod komt. Ik raad iedereen die voorstellen schrijft aan om er gebruik van te maken. Zo kunnen we allemaal bijdragen aan de kwaliteitsverbetering.’