Een gloednieuwe vastgoedorganisatie is in de maak

Sandra Vos is als kwartiermaker vastgoed toegevoegd aan het team Beleid & Advies. Haar opdracht: een voorstel maken voor professionalisering van ons vastgoedmanagement. Dat leidt tot een nieuw organisatieonderdeel: de vastgoedorganisatie. Susan de Vos, nu nog werkzaam als adviseur facilitair beleid bij het team Facilitaire Zaken, wordt er portefeuillemanager.

Vooraf

‘Begin dit jaar heeft het bestuur van HLTsamen ingestemd met de ‘routekaart professionalisering vastgoedmanagement’’, vertelt Sandra. ‘Daarmee kwam het sein op groen om een inrichtingsvoorstel op papier te zetten voor een organisatieonderdeel, waarin alle taken ondergebracht worden die met vastgoed te maken hebben. Taken die tot nu toe verspreid over HLTsamen uitgevoerd worden. En soms zelfs helemaal niet uitgevoerd worden.’ Susan vult aan: ‘Al voordat de ambtelijke fusie een feit was, maakten collega’s van onder andere Maatschappelijk Ontwikkeling en Buitenruimte en ik ons hier hard voor. Lang zonder het gewenste resultaat. Dankzij Marcel (Schuring, red.) en Sandra lijkt het nu toch te gaan gebeuren. Wij zijn hier heel erg blij mee.’

Gefaseerde ontwikkeling

Sandra vervolgt: ‘Het inrichtingsvoorstel moet nog vastgesteld worden. Ik ga er vanuit dat dat gebeurt. Dan kunnen we de vastgoedorganisatie daadwerkelijk inrichten. Dat gebeurt in drie fasen. De eerste fase is het creëren van een solide basis. Dat wil zeggen dat er inzicht is in de kosten, kwaliteit en opbrengsten van de panden van de drie gemeenten.’ Susan haakt aan: ‘Het gebouwdossier is nu niet op orde, contracten kloppen niet altijd of worden niet nageleefd. Het was zelfs niet altijd bekend welke panden bezit waren van een gemeente. Dat wordt nu anders.’

Toekomstmuziek

‘In de tweede fase ligt de nadruk op het verhogen van de efficiency en de optimalisatie van de dienstverlening’, gaat Sandra verder. ‘Bij deze fase hoort ook dat we de processen en contracten zoveel mogelijk harmoniseren’, valt Susan in. ‘En dan ontstaat ruimte voor fase drie, de doorontwikkeling richting strategisch vastgoedmanagement’, vervolgt Sandra haar verhaal. Susan sluit aan met: ‘Er liggen echt heel veel kansen voor verbetering’. ‘Mijn ultieme doel is kijken naar de voorzieningen in onze dorpen. Misschien heeft niet elk dorp alle voorzieningen voor zichzelf nodig. Er zijn er die we kunnen delen. Die zou je dan op de dorpsgrenzen kunnen plaatsen. Zo maak je ook nog eens optimaal en duurzaam gebruik van een pand. Maar dat is echt toekomstmuziek’, lacht ze. ‘Eerst gaan we zorgen voor het zo optimaal mogelijk inzetten van ons huidige vastgoed voor onze beleidsdoelen.’

Uitdagingen zat

Voor de korte termijn ziet Susan veel op zich afkomen. Ze somt op: ‘Ons team wordt meer dan verdubbeld. Heel fijn, want er komen experts bij. Maar ook heel spannend. Gaan we die experts bijvoorbeeld wel vinden? Is er voldoende tijd om ze in te werken? Hoe worden taken aan ons overgedragen als de collega’s met dossierkennis al weg zijn? Zo kan ik nog wel even doorgaan.’ En dan noemt ze nog niet eens dat het nieuwe vastgoedteam elders in de organisatie ondergebracht wordt. Dat gebeurt omdat het team meer aansluiting gaat zoeken bij andere fysieke taken, zoals grondzaken. Het is duidelijk dat de dames een behoorlijke uitdaging wacht met het opbouwen van de nieuwe vastgoedorganisatie.

Allemaal in onze kracht

‘We gaan straks allemaal doen waar we goed in zijn en blij van worden. Je hoeft er niet meer ‘iets bij te doen’ waar je geen verstand van hebt. Kortom: we komen allemaal in onze kracht te staan. En dat is voor mij absoluut de toegevoegde waarde’, sluit Susan het interview positief af.