Focus gaat zorgen voor samenhang in communicatie

Het team communicatie onder leiding van Suzanne de Jong gaat meer focus aanbrengen in al het werk dat op het team afkomt. Kortweg komt het erop neer dat het team 60 tot 70% van de beschikbare uren gaat besteden aan communicatieve prioriteiten. Welke dat zijn, is komende zomer bekend. We spraken Suzanne en communicatiestrateeg Caroline van Woudenberg over deze ontwikkeling.

Waarom gaat team communicatie op deze manier werken?

Suzanne: ‘We denken dat het hiermee voor inwoners en ondernemers veel duidelijker wordt wat onze ambities zijn en waar we als gemeente voor staan. Daarnaast speelt ook de werkdruk een rol. Voortdurend komen er zaken op ons pad en corona vraagt ook nog steeds veel inzet van ons team.’

Wat maakt een onderwerp tot communicatieve prioriteit?

‘Als het heel erg leeft in en impact heeft op de samenleving’, legt Suzanne uit. ‘En als iets heel belangrijk is om te doen, zoals de Omgevingswet, de aanpak van ondermijning en de energietransitie.’ Waarop Caroline zegt: ‘In gesprekken met de besturen en domeinen worden momenteel de overkoepelende thema’s bepaald, gebaseerd op de collegeprogramma’s en op wat er vanuit de samenleving tot ons komt. Op termijn willen we ook bij inwoners toetsen of zij zich in de prioriteiten van de gemeente herkennen.’

Wat doet team communicatie voor de gekozen prioriteiten?

Caroline: ‘Voor elk overkoepelend thema maken we een uitgebreide communicatieaanpak. Zo maken we duidelijk welke ambitie bij het onderwerp hoort en ontstaat er samenhang in de communicatie. We maken een goede krachtenveldanalyse, zodat we weten wie er geïnformeerd of betrokken moeten worden. En we werken per thema met kernboodschappen. Die kan de beleidsmedewerker als basis gebruiken in zijn of haar communicatie over die prioriteit. Onder een overkoepelend thema hangen meestal meerdere projecten of activiteiten waarover gecommuniceerd gaat worden. De kernboodschappen bij dat thema zorgen voor de onderlinge verbinding.’

Wat betekent jullie nieuwe werkwijze voor andere onderwerpen?

‘HLTsamen gaat uit van een communicatieve organisatie’, pakt Suzanne het stokje weer over. ‘Daar is de bemensing binnen ons team ook op gebaseerd. Voor onderwerpen die niet tot communicatieprioriteit zijn benoemd, geldt nog steeds onze basisdienstverlening. Dus voor het plaatsen van berichten en informatie op onze communicatiekanalen, het versturen van persberichten en korte communicatievragen kun je gewoon bij ons terecht. Het doordenken van je communicatieaanpak en de uitvoering daarvan maakt onderdeel uit van je project of activiteit. Je bouwt dus zelf mee aan goede communicatie en levert de input aan als je de gemeentelijke kanalen wilt inzetten. Om je daarbij te helpen, komen er een toolkit en handige hulpmiddelen. Zo kun je je eigen communicatie verder versterken.’

Hoe gaat dat dan met grotere projecten?

Suzanne benadrukt: ‘Als je meer nodig hebt dan alleen onze basisdienstverlening, dan is het noodzakelijk dat je communicatiebudget reserveert zodat je communicatieadvies kunt inkopen. Dus neem het op in je projectplan en de begrotingen, want anders kunnen we je niet adviseren en ondersteunen. Caroline voegt daaraan toe: ‘We blijven natuurlijk communiceren over wat voor inwoners en ondernemers belangrijk is om te weten. Dat staat voorop. Maar de inzet van het team communicatie verandert. Die focust op de communicatieve prioriteiten: de onderwerpen die veel impact hebben en/of communicatief kansrijk zijn.’

Waar willen jullie mee afsluiten?

‘We merken dat kiezen lastig is, maar ik ben ervan overtuigd dat het niet alleen ons team, maar ook de organisatie gaat helpen’, zegt Suzanne. ‘Want ook in het kader van de werkdruk ontkom je er eigenlijk niet aan.’ Caroline zegt tot besluit: ‘Ik denk dat het komende zomer voor elke gemeente duidelijk is met welke communicatieve prioriteiten we nog dit jaar de slag gaan.’